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記帳で手間をかけるべきところは?

 

昨日のエントリー「記帳するにおいて最も大切なこと」への「水まき屋のあさの♪」さんから次のようなコメントを頂きました。

 

『え!実は弊社はまだ元帳にペンで手書きです。この分野は社長がやっています。PC使えば楽なのになぁと横で見ていますが、すっごいメリットもあるのですね。』

 

この部分ですが、確かにペンで手書きですから証拠能力という点では素晴らしい帳簿ですね。

しかし全ての帳簿がペンで手書きであるとしたら、これはまた別の問題をはらんでいるのです。

それは

 

 

 

時 間 の 無 駄

 

 

 

という事実です。(浅野さんのお父様のことを悪く言ってるんじゃありませんから、念のため)

 

確かにペンで手書きは究極の帳簿だと言えます。

しかし同時に手間がかかるのも事実です。

それではこの場合どうすればよりよい帳簿が出来るのかを考えてみましょう。

 

要するにペンで手書きは「証拠能力」を高めるための方法です。

ということは「証拠能力」に関係ない部分に関してはコンピュータ化してやるのが効率的なんですね。

それじゃこの線引きはどこでするのか?

これは

 

 

 

仕訳帳までは手書き、総勘定元帳はPCソフト

 

 

 

ということになります。

 

もう少し具体的に説明していきましょう。

現金出納帳や売掛台帳については手書きが有利となるのは昨日までで説明しました。

それではどうして仕訳帳は手書きで総勘定元帳はPCソフトが良いのでしょうか?

これは帳簿の再現性にその答えがあります。

 

簿記一巡の流れは今回省略しますが、簿記上では仕訳帳の次に総勘定元帳が作成されます。

そして総勘定元帳は仕訳帳を転記することによって作成されます。

ということは

 

 

 

総勘定元帳は仕訳帳があれば再現できる

 

 

 

のです。

先日も書きましたが、銀行帳のように再現性のあるものは特に手書きをする必要はないんです。

同様に総勘定元帳も仕訳帳があれば再現できるので、PCソフトで十分なんですよ。

 

実は記帳において最も面倒で間違いやすい部分がこの総勘定元帳への転記なんです!

 

こんな部分はPCソフトに任せてしまうのが最も効率的なんですね。

あ、そうそう。

今ではあまり仕訳帳は使いませんね、振替伝票の方が一般的です。

 

 

 

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2007年7月 2日

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